Este artigo foi atualizado em 21/08/2025.
Este projeto foi inscrito para o prêmio DNA+ da FENALAW 2025. O artigo apresenta alterações, em relação ao texto original, para fins didáticos.
No mundo do marketing digital, a eficiência é a chave para o sucesso.
Não adianta você ter um processo lindo e detalhado se ele não atende as suas necessidades.
Neste projeto, demonstro como a Engel Advogados superou o desafio de um processo de produção de conteúdo 100x mais lento que o planejado e 10x mais caro do que o necessário.
A solução?
Uma abordagem multifacetada que uniu automação, inteligência artificial e a reestruturação dos fluxos de trabalho do escritório.
O objetivo era claro: otimizar a produção de artigos para suportar a estratégia de SEO e ranqueamento e aproveitar melhor temas do momento.
Tudo isso para garantir um canal de aquisição de clientes robusto na mídia orgânica.
Qual o impacto do tráfego orgânico na Engel Advogados?
Na Engel, o blog representa uma grande fatia de acessos ao site: de fato, dos mais de 130 mil acessos que tivemos no escritório entre janeiro e julho de 2025, 50% do total são da pesquisa orgânica do Google (acessos de graça).
Caso tivéssemos que pagar pelos pouco mais de 70 mil acessos da pesquisa orgânica do Google, esse seria um custo adicional de R$ 64.500,00 com anúncios entre janeiro e julho (ou pouco mais de R$ 10 mil/mês).
Com isso, é evidente que a estratégia de manter relevância no meio orgânico gerou não só uma grande economia financeira para a empresa, como também uma gigantesca oportunidade para obtenção de leads a um baixo custo.
Essa grande parcela de acessos orgânicos também representa o principal canal de obtenção de clientes para o escritório.
Somente do 2° trimestre de 2025, 90% dos mais de 500 novos clientes tiveram como origem nossos canais orgânicos (seja o blog ou as redes sociais do escritório).
Na Engel, a base para produção de conteúdo consiste em artigos para o blog.
Mas o principal desafio enfrentado pelo escritório era a demora e o custo que todo o processo de produção de artigos apresentava: desde a ideia de um artigo até o produto final.
Como era o processo de criação de conteúdo?
O processo de produção de contéudo na Engel era extenso e bem ramificado, fruto de anos de desenvolvimento e aprimoramento.
Como o escritório não contava com um agente de Marketing interno, o processo de produção de conteúdo consistia no trabalho conjunto entre a empresa e mais três prestadores de serviço:
Essa é uma visão simplificada do fluxo de trabalho, que contava com impressionantes 16 etapas.
Com tudo, esse processo, essencial para suportar o canal orgânico, era gerenciado em uma única pipeline (de SPAs — Smart Process Automation) dentro do CRM da Engel.
Além da falta da especialização dos fluxos de trabalho, haviam também outros problemas que impactavam na eficiência da operação, como:
- Ausência de um responsável central para supervisão do trabalho;
- Operadores não dedicados (3 a 4) e sem especialização em Marketing na execução das tarefas;
- Ausência de automações para o trabalho repetitivo como criar tarefas, as pastas e arquivos no Google Drive e, posteriormente, sincronizar essas pastas e documentos, manualmente, em ambos os sistemas da Engel e os dos prestadores de serviço.
Como você já deve ter notado, era um processo extremamente manual e maçante, mas que permanecia rodando pelo alto impacto que gerava quanto a aquisição de clientes.
Um processo há muito sem otimização
Para cada etapa do processo, também eram estipulados prazos em SLA (service-level agreement) pelos prestadores de serviço para conclusão das solicitações.
Isso, em teoria, deveria tornar o processo mais previsível e consistente.
No entanto, esse não era o cenário experienciado pelo escritório.
Pelos prazos fornecidos pelo prestador de serviço, de 3 dias úteis para produção do briefing e 5 dias úteis para artigos e roteiros de vídeo, o tempo médio entre a concepção de uma ideia e o produto final deveria variar de 13 a 16 dias úteis.
Contudo, em consequência da forma como o fluxo de trabalho fora organizado, o tempo médio real experienciado era de impressionantes 142 dias corridos (ou 101 dias úteis): quase 10x mais lento do que o previsto.
Essa demora entre uma ideia e o produto final também afetava a capacidade do escritório em abordar temas do momento, já que, quando o artigo finalmente estivesse pronto, as chances dele ainda ser relevante eram muito baixas, pois o boom de interesse já havia passado.
Isso se tornou uma dor ainda mais latente em situações como as dos descontos indevidos do INSS por associações, pois, mesmo se o escritório quisesse se posicionar, o primeiro artigo só sairia em 5 meses (e, como sabemos, o Governo já haveria se pronunciado sobre o assunto).
Além disso, os custos dessa operação eram significativos para a balança financeira da Engel, já que, somente o prestador de serviço para produção textual custava em torno de R$ 72 mil/ano (ou R$ 6 mil/mês).
Quais foram as estratégias implementadas para abordar o problema?
A solução proposta para otimizar o tempo de produção de conteúdo e economizar em custos operacionais foi uma abordagem multifacetada que consiste em internalizar, diagnosticar e otimizar.
Começando pela internalização, com a contratação de um especialista de Marketing para atuar especificamente na resolução deste problema.
A partir desse momento, foi possível construir uma estrutura interna que permitisse diagnosticar o problema, ponderar soluções e implementar as ações necessárias para otimizar o fluxo de trabalho.
Foi nesta etapa inicial de dianóstico do problema, que identificamos os pontos de atrito críticos dentro do fluxo de trabalho que mencionamos anteriormente, nominalmente:
- Falta de um responsável pelo processo;
- Operadores não especializados nas atividades as quais eram atribuídos;
- Pipeline única cuidava de atividades de diferentes especialidades;
- Excesso de atividades manuais no sistema da Engel, e;
- Retrabalho constante para sincronizar os sistemas do escritório com os do prestador de serviço;
E, para eliminar esses atritos e otimizar o processo de criação de conteúdo no escritório, foram implementadas as seguintes ações, estruturadas em três pilares:
Especialização dos fluxos de trabalho
Como primeira ação, foi realizado o mapeamento e particionamento da antiga pipeline monolítica para trabalho com produção de conteúdo.
A partir desse mapeamento, concluímos que era necessário dividirmos a pipeline em dois fluxos especializados:
- Um dedicado à produção de artigos, abrangendo pesquisa, redação, revisão e publicação;
- E outro voltado à produção de vídeos, incluindo concepção do roteiro, gravação, edição e distribuição.
Com essa abordagem, foi possível criar POPs (procedimentos operacionais padrão) e consolidar atividades em cada pipeline, permitindo a criação de tarefas mais específicas para o êxito na produção de cada conteúdo, agilizando o processo.
Veja como ficou a nova pipeline para produção de artigos do blog, mais ágil, mais simples e mais objetiva:
Das 16 etapas, a pipeline de produção de artigos (o foco deste case) agora contava com apenas 6, com a pipeline de produção de vídeos somando 7 etapas.
Essa abordagem permitiu não somente a melhor audotoria de eficiência — com a análise individual de cada processo de produção — como também facilitou a inserção de novos operadores no processo — mesmo que não especializados — agora que cada etapa possuia tarefas mais objetivas e detalhadas.
Automação e sincronização entre sistemas
Outra grande peça na estratégia de otimização da produção de conteúdo foi a automação de tarefas repetividas.
Com os novos fluxos de trabalho devidamente padronizados e documentados, contratamos uma plataforma no-code (Make.com) para auxiliar com as automações e interações entre sistemas.
E, a partir daí, foi possível criar automações específicas para eliminação das atividades manuais repetitivas, como a criação de pastas e documentos ou a sincronização entre os sistemas da Engel e seus prestadores — uma atividade que não só demandava muito tempo, como também era muito propensa a erros.
Para se ter uma ideia, antes, quando uma entrega de Briefing ou Artigo era realizada, a Engel era comunicada via e-mail e, após isso, era necessário que o operador visse a mensagem para que, então, procurasse o respectivo card no sistema da Engel e alterasse a etapa manualmente.
Assim, foi possível reduzir horas de trabalho com tarefas de baixo valor agregado, aumentando a produtividade dos operadores e reduzindo os pontos de estresse com o trabalho sendo executado (por conta da eliminação das atividades morosas).
Dessa forma, o operador nem precisava sair do sistema da Engel para conferir o andamento das atividades, o que auxiliou a manter todo fluxo de trabalho em uma única plataforma.
Implementação da Inteligência Artificial
Por fim, a estratégia também incluia a implementação de inteligência artificial (IA) como um meio para conseguir um salto de agilidade ao processo.
A proposta era utilizar a IA para auxiliar em atividades repetitivas que poderiam ser realizadas de maneira programática.
Durante a criação dos fluxos de trabalho especializados, identificamos oportunidades de inserir LLMs generativas como operadores no fluxo.
Testamos diversas IAs, como as famílias DeepSeek V3 e R1, GPT-4o, GPT-4.5 e a família do Gemini 2.5 (à época, em pré-visualização). Acabamos por escolher os modelos 2.5 Flash e 2.5 Pro, do Gemini, pela capacidade de seguir os prompts consistentemente.
Com a oportunidade ideal localizada e um objetivo claro, seguimos com a implementação gradual da IA para a criação dos documentos de briefing, tanto para os artigos de blog quanto para os roteiros de vídeos para o YouTube.
Os documento de briefing são o início de todo processo criativo, e, por isso, a utilização da IA deve ser cuidadosa: dá-se muito espaço e a IA alucina, restringe a liberdade e ela não entrega — é uma linha tênue.
E, após validação do funcionamento, extendemos o alcance da IA para também produzir os textos do blog por completo, seguindo essa mesma premissa de implementação gradual.
Ao final da implementação da IA, obtivemos um fluxo de trabalho semelhante ao exemplificado abaixo:
Com isso, a IA atua como operador e faz grande parte do processo, com isso, o número de pessoas supervisionando o processo poderia ser reduzido e as pessoas responsáveis precisavam apenas fornecer o direcionamento inicial e, então, conferir as entregas da LLM.
Quais foram os resultados alcançados?
Com a implementação de todas as estratégias, conseguimos resolver os desafios de custo e demora que antes travavam a produção de conteúdo, o principal canal de aquisição de clientes do escritório.
Gigantesca diminuição nos custos operacionais
E o resultado mais impactante foi a diminuição nos custos operacionais:
- A internalização, reestruturação e automação do processo permitiram o encerramento do contrato com o prestador de serviços de produção textual, que, sozinho, representava um custo anual de aproximadamente R$ 72 mil.
Este valor foi substituído por despesas operacionais mínimas, incluindo uma média de R$ 60/mês com a plataforma no-code de automação contratada (Make.com) e apenas R$ 0,36/mês com o provedor de IA (Gemini).
O sucesos na implementação resultou em uma redução de custos anual de mais de 100x (ou, apenas R$ 720/ano em despesas operacionais), atingindo em cheio o objetivo inicial de “otimizar e economizar gastos com prestadores de serviços”.
Com isso, conseguimos alcançar uma economia anual estimada (sistema + mão de obra) de mais de R$ 72 mil, com uma economia em 5 anos de aproximadamente R$ 360 mil com a produção de conteúdo.
Isso, para escritórios de médio porte, que faturam até R$ 1 milhão por ano, representa uma economia de 7,2% do faturamento anual, que podem ser reinvestidos em outras áreas do escritório, como os anúncios.
E, para escritórios menores, essa economia pode ser ainda mais representativa do faturamento total.
Além dos ganhos de tempo e dinheiro, houve um impacto significativo no capital humanos:
- A automação de tarefas repetitivas, como a gestão de cards e tarefas no CRM e a criação de pastas e arquivos, aliviou a carga de trabalho da equipe interna.
Essas automações diminuíram a quantidade de horas humanas alocadas em atividades de baixo valor e permitiram que os colaboradores se concentrassem em tarefas mais estratégicas, como a pesquisa de conteúdo e palavras-chave.
Drástica redução no tempo de produção
A segunda grande vitória foi a redução no tempo de produção:
O tempo médio entre a concepção de uma ideia e a entrega do produto final (artigo/roteiro de vídeo), que antes era de 142 dias corridos, foi reduzido para apenas 15 dias!
Essa otimização representa um aumento de quase 10x na eficiência da produção.
Essa melhoria foi alcançada em etapas:
- A reestruturação do fluxo de trabalho reduziu o tempo inicial de 142 dias corridos para 52 dias (3x mais eficiente);
- E a posterior implementação da IA, para gerar documentos como briefings, artigos e roteiros, diminuiu o tempo para a média final de 15 a 17 dias corridos (3x mais eficiente).
Como os conteúdos divulgados pela são de cunho jurídico, todos os textos, tanto o briefing como artigos e roteiros, passam pelo crivo das advogadas do escritório — uma etapa que não foi alterada.
Ao eliminar erros manuais e atrasos, as novas pipelines também permitiram que mais conteúdos fossem produzidos simultaneamente, escalando a capacidade de entrega e fortalecendo o principal canal de aquisição de clientes do escritório por uma fração do custo anterior.
Conclusão
Com todas essas inovações implementadas, o escritório não só conseguiu internalizar a produção de conteúdo, como também aprimorou a qualidade e escalou significativamente sua capacidade de entrega.
Esse ganho de eficiência, por consequência, liberou horas de trabalho dos operadores em atividades de baixo valor agregado, o que permitiu que o especialista contratado expandisse sua atuação para outras frentes estratégicas do escritório — aumentado o aproveitamento do capital humano do escritório — como:
- Tráfego pago, com a implementação do projeto para obtenção do ROAS das campanhas que rodavam no escritório;
- Automações no CRM, com a criação de um custom app no Make.com para utilização especializada da API de SPAs do Bitrix24 (para automações ainda mais especializadas), e;
- Análise de dados, com desenvolvimento de relatórios e sistemas (como o traqueamento de leads via UTM) para as dinâmicas de planejamento interno da empresa.
Isso demonstra o impacto positivo do projeto na produtividade geral da equipe interna, que agora pode se dedicar a tarefas estratégicas e iniciativas que geram mais valor para o escritório.
